1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Clean Service Pro Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Jedności Narodowej 55-57/7, 50-262 Wrocław, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000696503, NIP 8982237089, REGON 368358682.
W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw skontaktuj się z nami pod adresem bok@cleanservicepro.pl. Jest to właściwy punkt kontaktowy dla wszystkich spraw dotyczących danych osobowych.
2. Jakie dane przetwarzamy
Gdy kontaktujesz się telefonicznie lub e-mailem, przetwarzamy dane podane w wiadomości lub rozmowie, w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, informacje o firmie, obiekcie, oczekiwanym zakresie usługi oraz dalszą korespondencję.
Ogólny formularz na stronie głównej przygotowuje wiadomość w programie pocztowym użytkownika. Może obejmować imię lub nazwę firmy, adres e-mail, wybraną usługę, treść wiadomości i nazwy wybranych plików. Pliki nie są automatycznie przesyłane przez stronę — trafiają do nas tylko wtedy, gdy użytkownik sam dołączy je w swoim programie pocztowym i wyśle wiadomość.
Formularz wyceny sprzątania biur zbiera nazwę firmy, imię i nazwisko osoby kontaktowej, służbowy adres e-mail, miejscowość lub kod pocztowy, orientacyjny metraż, częstotliwość i preferowane godziny. Telefon i dodatkowa wiadomość są opcjonalne. Do wiadomości dołączamy również język formularza, adres podstrony oraz — jeśli występują w adresie strony — parametry źródła kampanii UTM i identyfikatory kliknięcia gclid, wbraid lub gbraid.
W celu ochrony formularza adres IP jest używany w pamięci operacyjnej do ograniczania liczby prób. Dostawcy infrastruktury mogą ponadto przetwarzać standardowe dane techniczne i dzienniki bezpieczeństwa, takie jak adres IP, czas żądania, typ przeglądarki, urządzenie i informacje o błędzie.
3. Cele i podstawy prawne
Przetwarzamy dane tylko w zakresie potrzebnym do niżej opisanych celów. Wysłanie zapytania nie oznacza zgody na marketing i nie zapisuje do newslettera.
- udzielenie odpowiedzi i prowadzenie korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest sprawna komunikacja z osobami zainteresowanymi usługami;
- przygotowanie wyceny lub podjęcie działań na żądanie osoby, która może być stroną umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku osoby działającej w imieniu firmy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- zawarcie i wykonanie umowy oraz wykonanie obowiązków księgowych lub podatkowych, jeżeli dojdzie do współpracy — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO;
- ochrona formularza, bezpieczeństwo strony oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym interesem jest zapobieganie nadużyciom i ochrona praw spółki;
- pomiar korzystania ze strony przy użyciu Google Analytics — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyłącznie po dobrowolnej zgodzie udzielonej w banerze prywatności.
4. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne. Pola oznaczone jako wymagane są jednak potrzebne, abyśmy mogli zrozumieć zapytanie, przygotować wycenę i odpowiedzieć. Bez nich obsługa formularza może być niemożliwa. Numer telefonu i dodatkowy opis są opcjonalne. Zgoda na Analytics nie jest warunkiem skorzystania ze strony ani wysłania zapytania.
5. Komu możemy ujawnić dane
Dostęp do danych mają upoważnione osoby po stronie Clean Service Pro oraz usługodawcy, którym powierzamy zadania niezbędne do działania strony i komunikacji.
- operator skrzynki pocztowej i dostawcy wsparcia informatycznego;
- Resend (Plus Five Five, Inc.) — usługa przekazująca formularz wyceny do naszej skrzynki e-mail;
- dostawcy platformy i hostingu strony, w tym OpenAI i Cloudflare — w zakresie utrzymania, dostarczenia treści i ochrony witryny;
- Google Ireland Limited i podmioty z grupy Google — wyłącznie gdy użytkownik zgodzi się na Google Analytics;
- doradcy prawni lub księgowi oraz uprawnione organy publiczne, gdy jest to potrzebne lub wymagane prawem.
6. Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy dostawcy działają globalnie, dlatego dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. W zależności od odbiorcy podstawą transferu jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony, w tym EU–US Data Privacy Framework, albo standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami.
Informację o właściwym zabezpieczeniu lub jego kopię można uzyskać, pisząc na bok@cleanservicepro.pl. Linki do informacji dostawców znajdują się na końcu dokumentu.
7. Jak długo przechowujemy dane
Zapytania i korespondencję przechowujemy do udzielenia odpowiedzi i zamknięcia sprawy. Jeżeli rozpoczynają się negocjacje, dane przechowujemy do ich zakończenia, a po zawarciu umowy — według zasad właściwych dla dokumentacji umownej, księgowej i podatkowej. Po zamknięciu sprawy zachowujemy dane tylko w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, do upływu właściwego terminu przedawnienia.
Adres IP używany przez aplikację do ochrony formularza służy wyłącznie do pilnowania limitu prób w piętnastominutowym oknie. Jest to zapis w pamięci operacyjnej, którego aplikacja nie archiwizuje. Niezależne dzienniki bezpieczeństwa dostawców infrastruktury podlegają okresom wynikającym z ich ustawień i umów.
Dla danych użytkownika i zdarzeń dostępnych w standardowych funkcjach eksploracyjnych Google Analytics przyjmujemy maksymalny okres 14 miesięcy. Zbiorcze raporty statystyczne, które nie służą nam do bezpośredniej identyfikacji osoby, mogą być dostępne dłużej. Okresy technicznych identyfikatorów w przeglądarce podajemy w tabeli poniżej.
8. Google Analytics i dane kampanii
Stosujemy Google Analytics 4 (identyfikator pomiaru G-MGWPM7Y6R7), aby poznać liczbę odwiedzin, popularność podstron i skuteczność kontaktu. Skrypt Analytics jest blokowany do chwili wyrażenia zgody. Po zgodzie może przetwarzać identyfikator klienta, adres i źródło odwiedzanej strony, statystyki sesji, przybliżoną lokalizację oraz dane urządzenia i przeglądarki. Rejestrujemy także kliknięcia numerów telefonu, zamiar kontaktu e-mail i prawidłowe wysłanie formularza — bez przekazywania treści pól formularza, imienia, adresu e-mail lub numeru telefonu użytkownika.
Dla ruchu z UE Google używa adresu IP przejściowo do ustalenia przybliżonej lokalizacji, a następnie odrzuca go przed zapisaniem w Analytics. Funkcje reklamowe, Google Signals, przechowywanie danych reklamowych oraz personalizacja reklam są w kodzie strony wyłączone.
Parametry UTM i identyfikatory kliknięcia widoczne w adresie strony nie wymagają uruchomienia Analytics. Jeżeli wyślesz formularz wyceny, dołączamy je do zapytania, aby ustalić, z której kampanii ono pochodzi. Przechowujemy je tak długo jak daną korespondencję.
9. Twoje prawa
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Możesz też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.
Zgodę na Analytics możesz wycofać w dowolnym momencie przez przycisk „Ustawienia prywatności” w stopce. Wycofanie blokuje dalsze uruchamianie Analytics i usuwa dostępne dla strony pliki cookies _ga z przeglądarki. Nie wpływa to na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Możesz również zażądać usunięcia danych historycznych, jeśli będziemy w stanie powiązać je z informacjami pozwalającymi wykonać żądanie.
Żądanie wyślij na bok@cleanservicepro.pl. Masz także prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
10. Automatyczne decyzje i zmiany dokumentu
Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływały. Statystyki Analytics mogą służyć do oceny skuteczności strony i kampanii, lecz nie decydują automatycznie o zawarciu umowy ani warunkach oferty.
Politykę możemy aktualizować, gdy zmienią się funkcje strony, dostawcy lub przepisy. Aktualną wersję zawsze publikujemy pod tym samym adresem i wskazujemy datę ostatniej zmiany. O nowym celu przetwarzania poinformujemy przed rozpoczęciem wykorzystywania danych w tym celu.
Informacje dostawców i zabezpieczenia
Szczegóły dotyczące technologii, ról i transferów można sprawdzić w oficjalnych dokumentach: